1-Sağlık Tesisleri Denetim ve İzleme Sistemi (Den-İz) Hakkında

Sağlık Tesisleri Denetim ve İzleme Sistemi (Den-İz), ülke genelindeki tüm sağlık tesislerinin ve bu tesislerde sunulan sağlık hizmetlerinin elektronik ortamda denetlenmesi, aykırılık durumunda idari yaptırımların sistem tarafından otomatik olarak belirlenebilmesi; denetimlerin ve uygulanan idari yaptırımların izlenmesi, sonuçların belirlenen formata uygun gerçek zamanlı raporlanabilmesi; merkez ve taşra teşkilatının etkin ve hızlı karar alma yetisinin artırılması amacıyla geliştirilen Bakanlığımıza 1 ait dijital platformdur. Sağlık Bakanlığı Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü Denetim ve Değerlendirme Dairesi Başkanlığı tarafından, ülke genelinde faaliyet gösteren tüm sağlık tesislerine yönelik gerçekleştirilecek denetim süreçlerinin (Planlama, Denetleme, Yaptırım Uygulama, Raporlama, İzleme) dijital ortamda gerçekleştirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

2-Den-İz’e Nasıl Giriş Yaparım?

https://www.deniz.saglik.gov.tr adresine giriş yapılarak açılış ekranına ulaşılır. Giriş sayfasında kurumsal e-posta adresiniz ve şifrenizi kullanarak sisteme giriş sağlayabilirsiniz. Ayrıca sistemin kullanımı için oluşturduğumuz kullanım videolarımıza ve ilgili dokümanlara ulaşabilirsiniz.

Giriş yaptığınızda ilgili menülere ulaşmak için yönlendirildiğiniz ilk ekranda “KULLANICI VE GİZLİLİK SÖZLEŞMESİ” bulunmaktadır. Menülere ulaşmak için “okudum, anladım” yazısını onaylamanız gerekmektedir.

Sol tarafta bulunan ana menüden “Denetim Planla” sekmesiyle denetimlerinizi (Olağan Denetimlerinizi, Süre Sonu Denetimlerinizi)planlayabilirsiniz. “Denetim takviminden” Planladığınız denetimleri takip edebilirsiniz. Denetimi başlatabilirsiniz, denetimlerinizi bitirebilirsiniz. Aykırılık durumunda sağlık tesisine yönelik idari yaptırımlar ile ilgili süreçleri yürütebilirsiniz. “Raporlama menüsünden” denetim sonuçlarının istatistiki verilerine, Sağ üstteki menülerden “kullanım kılavuzuna” ulaşabilirsiniz.

4-Profil Bilgilerim

Ana sayfada sağ üst köşede veya menüden “Profil” butonuna tıklayarak profil bilgilerinizi görüntüleyebilirsiniz. Buradan fotoğraf yükleme/güncelleme, cep telefonu bilgisi güncelleme işlemlerini yapabilir, eğitim ve çalışma bilgilerinizi ekleyebilirsiniz. Ayrıca bu bölümde katıldığınız denetimlere ait bilgilere ulaşabilirsiniz.

5-Denetim Planla

Denetim Planlama menüsünden “.... Denetim Planla” alt menüsüne basılarak denetim planlama işlemi başlatılır.

5.1-Olağan Denetim Planla

Sağ üst köşede bulunan “Yeni Olağan Denetim Planlaya” basılır.

Sağ üst köşede bulunan “Yeni Olağan Denetim Planlaya” basılarak açılan menüden Planlanan denetimin başlangıç tarihi girilir. Gerçekleşecek sağlık tesisi türüne göre ilgili “denetim formu” seçilir. Gerçekleşecek “denetimin türü, sağlık tesisi türü” seçilir. Son olarak denetlenecek olan sağlık tesisinin adı seçilir ve sağ altta yer alan “kaydet” butonuna basılarak denetim planlaması tamamlanır.

5.2-Süre Sonu Denetim Planla

Olağan veya Olağan dışı denetimler neticesinde sağlık tesisinde tespit edilen bir aykırılık var ise, “müeyyide işlemlerini tamamla” butonuna basılarak açılan ekrandaki soru yanıtlanır. Süre sonu denetimi var ise Sistem otomatik olarak “süre sonu denetim planlama” ekranına yönlendirir. Süre sonu denetimi gerçekleştirilecek sağlık tesisinin adının yer aldığı satırın sonunda yer alan “süre sonu denetimi planla” butonuna basılır. Açılan ekranda süre sonu denetim planlanır.

6-Denetimi Başlat

Sol tarafta bulunan ana menüden “denetimi başlat” a basılır.

6.1-Olağan Denetimi Başlat

Sol tarafta bulunan ana menüden denetimi başlat sekmesi altında “Olağan Denetimi Başlat”a basılır. Buradan ilk olarak denetim yapılacak sağlık tesisinin tanımlamalarının yapılması için “Tanımlamalara” basılır.

6.1.1-Tanımlamalar

Sağlık tesisi yöneticisi / Mesul müdür vb. kişilerin kurumsal e-posta adresi, sağlık tesisinin bir önceki ay brüt hizmet geliri, varsa brüt hizmet gelirine ait belge yüklenerek kaydedilir. Şayet tanımlamalar yapılmadan “denetimi yap” butonuna basılır ise sistem uyarı verir.

6.1.2-Denetimi Başlat

“Denetim Yap” butonuna basılarak denetim başlatılır.

Denetim başlatılır. “Sağlık tesisi bilgisi” butonuna basarak denetimi yapılacak sağlık tesisi adına Bakanlıkça/Müdürlükçe düzenlenmiş ruhsat/faaliyet belgesinde yer alan bilgilere ulaşılır. Denetim formunun ilgili bölümüne tıklanarak denetim başlatılır.

Açılan ekrandan soruların ilgili hukuki dayanağını görebilirsiniz. Denetim sorularının yanıtları uygunluk durumuna göre işaretlenir. Gerektiğinde açıklama girip dosya yükleme işlemi gerçekleştirilir.

Denetim formlarında yer alan sorularında haricinde sağlık tesisinde tespit edilen uygunsuzluk varsa manuel olarak ekleme yapılır ve kaydedilir.

6.2-Olağan Dışı Denetimler

Olağan dışı bir denetim yapılması gerektiğinde sol tarafta bulunan ana menüden “Denetimi Başlat” altında yer alan “olağandışı denetimi başlat” a basılır. Menüde sağ üst köşede yer alan “Yeni Olağan Dışı Denetim Ekle” butonuna basılarak denetim başlatılır.

6.2.1-Olağan Dışı Denetim Ekle Düzenle

Açılan ekranda Şikayetin/ihbarın Müdürlüğe ulaştığı tarih seçilir. Olağan dışı denetimin şikayet, ihbar veya Bakanlık/Müdürlük tarafından re’sen istenildiği gibi nedenlerden birisi seçilir, açıklama girilir ve denetime esas belgeler sisteme yüklenir.

Sistem tarafından sunulan başlıklardan birisi seçilerek denetim konusu seçilir. Daha sonra sağlık tesisine yapılan olağandışı denetimin tarihi girilir.

6.2.2-Olağan Dışı Denetimi Tamamla

Olağandışı denetimin yapıldığı il, sağlık tesisinin türü, sağlık tesisinin adı, denetimin türü, aykırılık sayısı ve denetim tarihi yer alır. Ayrıca girişi yapılan olağandışı denetim girişinde hata yapılmış ise düzenleme yapılabilir. Daha sonra “hukuki dayanaklar” butonuna basılarak gerçekleşen olağandışı denetimi ile ilgili tespit edilen ilgili mevzuatına aykırı durumların girişi yapılr.

Tespit edilen aykırılıkların dayanağı olan ilgili mevzuat ve maddesi ekle butonuna basılır. Birden fazla mevzuata aykırılık halinde ilgili mevzuat seçilerek ekleme yapılabilir. Ekranda tespit edilen aykırılık, tespit edilen aykırılığın dayanağı olan hukuki dayanaklar sistem tarafından açıklamalı olur getirilir.

Olağan dışı denetimde; aykırılık tespit edilmemiş ise tespit durumuna gerekli açıklama yapılarak olağandışı denetim bitirilir, aykırılık tespit edilmiş ise “denetimi bitir” ekranına yönlendirilir ve süreç olağan/süre sonu denetimde olduğu gibi devam eder.

6.3-Süre Sonu Denetimi Başlat

Daha önce sağlık tesisi için planlanan süre sonu denetimi, Sistem tarafından “Denetimi Başlat”, “Süre Sonu Denetimi Başlat” ekranına otomatik olarak yönlendirme yaparak denetime hazır hale getirilir.

Olağan ve/veya Olağan Dışı denetimlerde tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili denetim soruları ekrana gelir. Olağan denetimde izlenen yollar bu süreçte de aynı şekilde ilerler.

7-Denetimi Bitir

Sol tarafta bulunan ana menüden denetimi bitire basılır. “Sağlık Tesisi Adı”, “Denetim Tarihi”, “Denetimin Türü”, “Denetimin Aşaması”, “Denetimde Kullanılan Form Türü”, “Denetimde Tespit Edilen Aykırılık Sayısı” görülebilmektedir.

7.1-Denetim Ayrıntısı

“Denetim Ayrıntısı”na tıkladığınızda, denetimi tamamlanan sağlık tesisinde kullanılan denetim formunda yaptığınız işaretlemeleri, uygun ve/veya uygunsuzluk durumlarını bir bütün halinde görebilirsiniz.

7.2-İtiraz Ekle

Denetleyici tarafından, denetimi gerçekleştirilen sağlık tesisinde tespit edilen uygunsuzluklar ile ilgili “İtiraz” butonuna basılarak ekranda açılan soru yanıtlanır.

Denetimi gerçekleştirilen sağlık tesisinin, tespit edilen uygunsuzluklar ile ilgili itirazı var ise “İtiraz Ekle” butonundan, “İtirazın Konusu”, “İtirazın Gerekçesi” ile var ise itiraz esas bilgi ve belgeler sisteme yüklenerek kaydedilir.

7.3-Tutanak Çıktısı Al, E-İmzaya Gönder

İtiraz süreci bittikten sonra “Tutanak çıktısı al/e–imzaya göndere” basılır.

Açılan ekrandan denetim sonucunda oluşan tutanağın gönderileceği sağlık tesisi yöneticisi, mesul müdür, sahiplik vb. kişilerin kurumsal e-posta adresinde değişiklik yapabilirsiniz. Gerekli değişiklikler yapıldıktan sonra “Mail Gönder” tuşuna basılarak denetim sonuç tutanağı, sağlık tesisi yetkilisi ile denetimi gerçekleştiren denetleyicilerin sistemde kaydedilen kurumsal e-posta adresine gönderilir.

E-posta gönder işlemi yapıldığında, denetim tutanağı denetimi gerçekleştiren denetleyicilere ve sağlık tesisi yetkilisinin e posta adresine eş zamanlı olarak gönderilir ve ayrıca tutanak yeni sekmede açılır.

E-posta olarak gönderilen denetim tutanağı e-imza aşamasına gelir. “e-imza” işlemi butonuna basılır.

Bu aşamada denetleyiciler tarafından “imzala” butonuna basılarak ilgili sağlık tesisi yöneticisi tarafından ise “Sağlık Tesisi Yöneticisi İmzala” butona basılarak tutanak elektronik olarak imzalanır. Denetim sonuç tutanağının e-imzalı hali sistem tarafından denetimi gerçekleştiren denetleyici ile sisteme e-posta adresi tanımlanmış sağlık tesisi yöneticisine otomatik olarak eş zamanlı gönderilir.

7.4-Tutanak Ekle

Olası durumlarda elektronik imza ile sisteme girişi yapılamadığında “Denetim Sonuç Tutanağı”, ıslak imza ile imzalandıktan sonra sisteme “Tutanak Ekle” butonu üzerinden eklenir.

7.5-Denetimi Bitir/Müeyyide Giriş Ekranına Yönlendir

Tüm bu işlemlerden sonra, denetimde tespit edilen aykırılık var ise “Müeyyide Giriş Ekranına Yönlendir”; aykırılık tespiti yapılmamış ise “Denetim Bitir” butonuna basılarak sağlık tesisi içerisinde denetim sonuçlandırılır. Müeyyide İşlemleri için “Müeyyide Giriş” ekranından devam edilir.

8-Müeyyide Girişi

Sol tarafta bulunan ana menüden “Müeyyide Girişi” butonuna basılır. Açılan ekranda sağlık tesisi adı, denetleme tarihi, denetim türü, denetim formu, durumu, tespit edilen aykırılık sayısı ve işlemlere ulaşılır. Tercihe göre filtreleme işlemi yapılır.

8.1-Savunma Ekranı

“İşlemler sekmesi” altında “Savunma” butonuna basılarak yeni savunma ekleye basılır. Açılan ekranda istenen bilgiler eksiksiz olarak doldurularak sisteme yüklenir. Eklenen savunma, savunmalar ekranında oluşur. Gerektiğinde indirilebilir ve düzenlenebilir.

8.2-Tanımlamalar

İşlemler altında yer alan “Tanımlamalar” butonuna basılır.

Sağlık tesisine eğer idari yaptırım öngörülmüş ise; müeyyide uygulamadan önce, ilgili sağlık tesisinden alınan bilgiler de tekrar kontrol edilerek açılan ekrandaki bilgiler güncellenip, değişiklikler işlenir.

8.3-Müeyyide Gir

İşlemler sekmesi altında “Müeyyide Gir” butonuna basılır ve açılan ekrandan ilgili denetimi gerçekleştirilen sağlık tesisine yönelik öngörülen müeyyideler ve bilgiler kontrol edilir.

Açılan ekranda denetlenen sağlık tesisinin adı, sağlık tesisinin kodu, denetim tamamlanma tarihi, denetim formu adı, ilk denetim tarihi, uygunsuzluk girilen tespitler, ihlal edilen hukuki dayanak maddesi, yıl içinde denetimlerde tespit edilen ihlal sayısı, müeyyide, müeyyide açıklaması, ceza tutarı, müeyyide giriş tarihi görülür.

Belirli hukuki durumlarında idari para cezası iptali yapılacaksa iptal nedeni yazılarak iptal işlemi yapılabilir. Bu durum uygunsuzluğu iptal etmez, sadece idari yaptırımı iptal eder. Savunmanın kabulü ya da sehven yapılan işlemlerden dolayı uygunsuzluk girilen tespitin iptali de gerekli açıklaması girilerek yapılabilmektedir. Tüm kontroller yapıldıktan sonra kaydet butonuna basılarak müeyyide giriş işlemi tamamlanmış olur.

8.4-Müeyyide İşlemlerini Tamamla / Çıktı Al

“Müeyyide formu çıktı al/mail gönder” butonuna basılarak denetimi gerçekleştiren denetleyicilerin e posta adresine otomatik olarak gönderilir. Ayrıca e-posta olarak gönderilen müeyyide formu üst yazıyla birlikte ilgili sağlık tesisine tebliğ edilir. Eğer faaliyet durdurma varsa EBYS üzerinden onay için Bakanlığa (SHGM Denetim ve Değerlendirme Dairesi Başkanlığına) gönderilir.

“Müeyyide İşlemleri Tamamla” butonuna basılarak açılan ekrandaki soru yanıtlanır. Süre sonu denetimi var ise Sistem otomatik olarak süre sonu denetim planlama ekranına yönlendirir.

9-Raporlar

Sağ tarafta yer alan “Raporlama” menüsünden; gerçekleştirdiğiniz denetimler ile ilgili istatistiki verilere ulaşabilir, Excel’e aktarabilir, tüm denetim ve idari yaptırım süreçlerini takip edebilirsiniz.

10-Denetim Takvimi

Ana menü başlığı altında denetim takviminize ulaşabilir, ayrıntıları görebilirsiniz. Buradan planladığınız denetimlerin gerçekleşme durumunu ve hangi aşamada olduğuna ulaşabilirsiniz. Önceden planladığınız denetimleri takvim üzerinden takip edebilirsiniz. Gün içerisinde yapmanız gereken denetimleri görebilirsiniz.